UNHCR
Бишкек
Общественная деятельность, партии, благотворительность, НКО... Показать еще
Administrative/Finance officer
Обеспечение выполнение финансовых и административных операций эффективно и в соответствии с правилами ООН. Помогала поддерживать успешную реализацию гуманитарных программ, способствовал бесперебойной работе офисов и обеспечивала эффективное распределение и использование ресурсов. Поддерживала прозрачность, подотчетность и операционный успех в сложной среде гуманитарной помощи. Руководила реализацией реформ Группы развития ООН и обеспечивала эффективные и прозрачные финансовые и административные операции в соответствии со стандартами и политикой ООН. Проводила глобальные внутренние аудиты, предоставляя действенные идеи, которые повысили операционную эффективность во многих офисах в мире.
Вот некоторые основные обязанности:
1. Финансовый менеджмент и бюджетирование
Подготовка и мониторинг бюджета: участие в оказании помощи в подготовке годовых бюджетов для офисов УВКБ ООН и ГООНВР в Кыргызстане. Это включало сотрудничество с высокопоставленными коллегами для планирования и распределения средств на конкретные программы и операции.
Отслеживание и отчетность: Одной из основных обязанностей было ведение точного учета расходов и обеспечение их соответствия утвержденному бюджету. Это включало в себя регулярную финансовую отчетность, отслеживание выплат и обеспечение того, чтобы вся финансовая деятельность находилась в рамках бюджетных ограничений.
Финансовая сверка: была поставлена задача сверки финансовых отчетов и обеспечения того, чтобы все транзакции были правильно зафиксированы в системе учета. Это включало проверку счетов-фактур, квитанций и финансовых отчетов на точность и полноту.
2. Управление грантами и отчетность перед донорами
Распределение и мониторинг грантов: УВКБ ООН и ГООНВР часто получали финансирование от различных доноров, включая правительства, международные организации и частные фонды. Помогала контролировать использование этих фондов, гарантируя, что они распределяются в соответствии с рекомендациями доноров и что требования доноров выполняются.
Отчеты доноров: Подготовка и помощь в подготовке отчетов доноров о финансовых расходах была еще одной важной обязанностью. Эти отчеты должны были освещать, как были потрачены средства, ход выполнения программ и любые проблемы, возникшие в ходе реализации.
3. Административная поддержка
Администрация офиса: Оказывала ключевую поддержку повседневной деятельности как Управления связи УВКБ ООН, так и офиса ГООНВР. Это включало управление офисными принадлежностями, помощь в логистике встреч и мероприятий, ведение офисных записей и координацию коммуникаций в офисе.
Управление закупками и контрактами: в соответствии с процедурами ООН занимались координацией закупок товаров и услуг, гарантировали подготовку и соблюдение контрактов, а также вела надлежащую документацию.
Организация поездок: Организация поездок для сотрудников, консультантов и посетителей. Это включало бронирование рейсов, организацию проживания и обеспечение соблюдения правил поездок.
4. Поддержка в проведении финансовых аудитов и обеспечении соответствия
Подготовка к аудиту: помощь в подготовке к внутренним и внешним аудитам путем ведения точного учета финансовых операций и обеспечения соблюдения финансовых положений и процедур ООН.
Соблюдение финансовых правил ООН: обеспечение соответствия финансовых операций политике и финансовым правилам ООН было важной частью роли. Это включало проверку того, что расходы находятся в рамках утвержденных мероприятий и соответствуют правилам, установленным УВКБ ООН и ГРООН.
5. Связь с внешними партнерами
Коммуникация с партнерами: взаимодействовала с внешними партнерами, такими как местные НПО, подрядчики и поставщики услуг. Это включало координацию финансовых соглашений, обеспечение своевременной обработки платежей и поддержание позитивных отношений с этими партнерами.
Отчетность перед штаб-квартирой УВКБ ООН и ГРООН: регулярно предоставляла обновленную информацию штаб-квартире УВКБ ООН и ГРООН в Кыргызстане по финансовым вопросам, обеспечивая прозрачность и подотчетность.
6. Финансовые системы и ведение учета
Ввод финансовых данных: Одной из основных обязанностей было управление и ввод финансовых данных в финансовую систему ООН. Это включало ввод счетов-фактур, платежей и других финансовых документов в систему для обработки.
Ведение финансового учета: Гарантировала, что все финансовые записи были хорошо организованы, актуальны и легко доступны для целей отчетности и аудита. Это также включает обеспечение надлежащих систем хранения счетов-фактур, квитанций, контрактов и платежных записей.
7. Поддержка реализации программы
Поддержка бюджетов программ: Помогала поддерживать менеджеров программ в обеспечении надлежащего отслеживания бюджетов программ и соответствия расходов запланированным ассигнованиям. Это включало консультирование по доступности средств и предоставление рекомендаций по экономически эффективному распределению ресурсов.
Мониторинг и выплаты: Помощь в мониторинге выплат средств на программную деятельность.
Поддержка при подборе персонала: Хотя основным направлением деятельности были финансы, также оказывалась поддержка в процессе подбора персонала, помогая с размещением вакансий, планированием собеседований и обработкой контрактов для сотрудников и консультантов.
9. Координация логистики и операций
Офисное оборудование и инфраструктура: Гарантировала, что офис имеет необходимую инфраструктуру и оборудование для эффективного функционирования. Это включало управление инвентарем, проведение ремонтных работ в офисе и обеспечение надлежащего обслуживания офисного пространства.
Координация мероприятий: координация логистики встреч, конференций и семинаров, обеспечение наличия всех необходимых материалов, мест проведения и ресурсов.
10. Наращивание потенциала и обучение
Обучение и развитие: участвовала в обучении местного персонала или партнеров по финансовым процессам и правилам ООН. Это могло включать помощь в организации семинаров или учебных сессий по финансовому менеджменту или процедурам закупок.
Стратегия: Основная миссия УВКБ ООН — защищать права и благополучие беженцев и перемещенных лиц по всему миру. Стратегия включает предоставление защиты, убежища, медицинских и образовательных услуг, а также поиск долгосрочных решений, таких как добровольная репатриация, местная интеграция или переселение в третьи страны. В последние годы УВКБ ООН также сосредоточилось на решении проблем, связанных с воздействием изменения климата на перемещение и на улучшении инноваций в предоставлении услуг.