Как выстроить работу с сотрудником-фрилансером

Допустим, вы нашли подходящего фрилансера, остались довольны тестовым заданием, оформили нового сотрудника в соответствии с трудовым кодексом и готовы работать. Как ставить задачи и контролировать их выполнение? Нужно ли ТЗ и как его составлять? Как вести себя, чтобы фрилансер не подвел и не сорвал сроки? Продолжаем цикл статей о сотрудничестве с фрилансерами и рассказываем, как выстраивать рабочие отношения с ними так, чтобы не разочароваться в «удаленщиках» раз и навсегда.

⏱ Время прочтения — 3 минуты

Постановка задач

Знаете шутку «какой бриф, такой и креатив»? То, насколько хорошо сотрудник справится с задачей, во многом зависит от того, насколько подробным и понятным окажется техническое задание. При сотрудничестве с фрилансерами, рабочий процесс которых вы не можете видеть и контролировать, написать четкое ТЗ еще важнее.

Потратьте дополнительное время, чтобы прописать в ТЗ:

• общую информацию о компании, конкретном проекте;
• ответственных и контактных лиц, которым фрилансер сможет задавать вопросы по ходу работы;
• цели и задачи продукта, который готовит фрилансер;
• подробное описание целевой аудитории;
• сроки выполнения задачи и промежуточные контрольные точки.

Если проект большой и позволяет время, можно назначить дополнительную встречу — обсудить ТЗ и проговорить важные для обеих сторон моменты.

Иногда, для того чтобы хорошо выполнить свою работу, фрилансеру придется влиться в жизнь компании и узнать тонкости сферы. Если задача сложная или специфическая, заложите время на то, чтобы фрилансер как следует погрузился в тему. Дайте необходимые для этого ресурсы: обеспечьте доступ к нужной документации, представьте нового сотрудника коллегам, помогите начать работу в трекерах задач и корпоративных приложениях и так далее.

Контроль выполнения

При работе с фрилансерами есть риск, что человек внезапно пропадет, не сдаст работу в срок или сдаст, но в самый последний момент и не такую, как договаривались. Практика показывает, что даже самые надежные подрядчики могут периодически выпадать из процесса, ссылаясь на болезнь, ремонт, какое-то ЧП или другие чрезвычайные обстоятельства.

Чтобы минимизировать эти риски, можно применять гибкую модель управления. Работа делится на этапы, в конце каждого из которых заказчик получает продукт или его промежуточную версию. Например, если вы заказываете цикл статей для блога компании, договоритесь с фрилансером получать по тексту в неделю.

Коммуникации

При работе с «удаленщиком» теряется легкость в общении, нельзя обсудить что-то у кофемашины, быстро рассказать о новых вводных проекта или понять настроение и эмоции по глазам и поведению. Иногда фрилансер существует в другом часовом поясе или совмещает фриланс со второй (а иногда и третьей, и четвертой!) работой и не может быть на связи в любой момент.

Поэтому важно сразу же описать фрилансеру, что вы от него ждете и в каком формате будет происходить коммуникация. Если для успешного выполнения задачи потребуются постоянные созвоны и участие в общих митингах с другими сотрудниками, обсудите это сразу. То, что для вас и вашей команды обычное дело, для удаленного сотрудника может стать неожиданностью.

Используйте Skype, Zoom, Teams для общих встреч, чаты в мессенджерах для решения оперативных вопросов, Trello, Jira, Asana и другие «облачные» программы для постановки задач и контроля за их выполнением.

Очень важно давать и просить обратную связь по итогам всего проекта или какого-то из этапов. Конструктивный фидбэк может стать точкой роста как для сотрудника, так и для заказчика.

И главное, отнеситесь к выстраиванию отношений с фрилансером как к еще одному профессиональному вызову. Немного стараний, ответственность и чуть-чуть везения — и из фрилансера «на один раз» вырастет эффективный член команды, готовый взять на себя выполнение важных задач с выгодой для общекорпоративного бюджета.